Les messages qui s’entassent dans votre boîte mail peuvent vous déconcentrer. De même que les notifications qui n’arrêtent pas de surgir sur votre écran. Dans l’idéal, il faut tâcher de ne pas accumuler les e-mails non lus.

Il faudrait différencier les messages urgents de ceux qui ne méritent pas votre attention, comme les spams ou les newsletters inutiles. Mais le mieux serait d’organiser votre messagerie afin de ne recevoir que les e-mails importants.

Les avantages d’une boîte mail bien rangée

Une boite mail bien organisée est synonyme de gain de productivité et d’efficacité. De plus, vous ne risquerez pas de consulter les mails inutiles qui font perdre du temps.

Une messagerie bien rangée permet également de gagner de l’espace de stockage sur votre disque dur. Vous optimisez ainsi les performances de votre appareil, lequel sera plus rapide au démarrage.

Avoir une boîte de réception bien organisée est aussi indispensable pour mieux sécuriser vos données personnelles. En effet, vous ne serez pas assailli par les spammeurs et autres entreprises mal intentionnées qui pourraient voler vos identifiants et les utiliser à des fins malhonnêtes.

Par ailleurs, la plupart des internautes ne le savent pas encore, mais le fait de supprimer les mails qui ne servent plus peut sauver la planète. Plus concrètement, depuis l’envoi au stockage d’un e-mail, en passant par sa réception, une énergie importante est mise en jeu. Ainsi, lorsque vous nettoyez votre boîte mail, vous faites un geste écologique en réduisant votre empreinte carbone.

Comment organiser sa boîte mail ?

Pour éviter que votre boîte mail ne soit saturée en permanence, adoptez la méthode Inbox Zero. Avoir une messagerie vide réduit considérablement le stress et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel de votre travail.

Vous pouvez également décider à l’avance quand vous allez consulter votre boîte mail et à quelle fréquence. Triez vos messages en les classant dans des dossiers spécifiques en fonction de leur importance ou du moment auquel vous prévoyez de les traiter.

Pour ne rien oublier, prévoyez un moment dans la journée pour vérifier si certains de vos messages doivent être suivis ou classés. Si vous n’avez vraiment pas le temps de répondre à un e-mail, vous pourrez en avertir votre correspondant.

Privilégiez les réponses automatiques et évitez d’utiliser le bouton Répondre à tous. Créez une signature électronique pour ne pas avoir à réécrire tout le temps vos coordonnées en bas de l’e-mail.

Afin d’optimiser l’organisation de votre boîte de courriels, synchronisez les e-mails provenant de vos différentes boîtes. Paramétrer votre messagerie pour que l’ensemble de vos messages atterrissent dans la même boite mail. Enfin, n’hésitez pas à bloquer les expéditeurs de messages indésirables pour ne plus recevoir des tonnes de mails de leur part.

Gagner du temps et de l’efficacité avec Cleanfox

Cleanfox est un logiciel gratuit spécialement conçu pour aider les internautes à mieux organiser leur boîte mail afin de gagner du temps et de l’efficacité. Cet outil est facile à utiliser et permet un nettoyage rapide de sa messagerie.

Il est disponible sur n’importe quel support : ordinateur, smartphone, tablette. Une fois que l’utilisateur a associé sa boîte mail à cet outil, celui-ci identifie les e-mails obsolètes et indésirables, ainsi que les newsletters non pertinentes. Il propose ensuite de les supprimer ou de se désabonner pour ne plus recevoir de messages de la part de ces expéditeurs.