Votre boîte mail croule sous des centaines de messages et vous ne vous y retrouvez plus ? Organisez vos mails pour mieux les gérer. De cette manière, vous pouvez gagner en productivité et vous ne perdez plus du temps à lire des courriels inutiles. Comment y parvenir ? Triez vos mails intelligemment, limitez leur envoi et leur réception. Abonnez-vous uniquement aux newsletters pertinentes. Et bien sûr, nettoyez fréquemment votre messagerie. Pour ce faire, utilisez le logiciel Cleanfox.
Les avantages d’une boîte mail bien rangée
Une boite mail bien organisée est synonyme de gain de productivité et d’efficacité. De plus, vous ne risquerez pas de consulter les mails inutiles qui font perdre du temps.
Une messagerie bien rangée permet également de gagner de l’espace de stockage sur votre disque dur. Vous optimisez ainsi les performances de votre appareil, lequel sera plus rapide au démarrage.
Avoir une boîte de réception bien organisée est aussi indispensable pour mieux sécuriser vos données personnelles. En effet, vous ne serez pas assailli par les spammeurs et autres entreprises mal intentionnées qui pourraient voler vos identifiants et les utiliser à des fins malhonnêtes.
Par ailleurs, la plupart des internautes ne le savent pas encore, mais le fait de supprimer les mails qui ne servent plus peut sauver la planète. Plus concrètement, depuis l’envoi au stockage d’un e-mail, en passant par sa réception, une énergie importante est mise en jeu. Ainsi, lorsque vous nettoyez votre boîte mail, vous faites un geste écologique en réduisant votre empreinte carbone.
Comment organiser sa boîte mail ?
Pour éviter que votre boîte mail ne soit saturée en permanence, adoptez la méthode Inbox Zero. Avoir une messagerie vide réduit considérablement le stress et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel de votre travail.
Vous pouvez également décider à l’avance quand vous allez consulter votre boîte mail et à quelle fréquence. Triez vos messages en les classant dans des dossiers spécifiques en fonction de leur importance ou du moment auquel vous prévoyez de les traiter.
Pour ne rien oublier, prévoyez un moment dans la journée pour vérifier si certains de vos messages doivent être suivis ou classés. Si vous n’avez vraiment pas le temps de répondre à un e-mail, vous pourrez en avertir votre correspondant.
Privilégiez les réponses automatiques et évitez d’utiliser le bouton Répondre à tous. Créez une signature électronique pour ne pas avoir à réécrire tout le temps vos coordonnées en bas de l’e-mail.
Afin d’optimiser l’organisation de votre boîte de courriels, synchronisez les e-mails provenant de vos différentes boîtes. Paramétrer votre messagerie pour que l’ensemble de vos messages atterrissent dans la même boite mail. Enfin, n’hésitez pas à bloquer les expéditeurs de messages indésirables pour ne plus recevoir des tonnes de mails de leur part.
Réorganisez votre boîte mail avec des dossiers et couleurs
Pour gagner en productivité, il faut d’abord penser à classer les mails dans des dossiers afin d’améliorer leur gestion. Vous pouvez les ranger par type, par expéditeur, par sujet, etc.
Vous pouvez aussi attribuer une couleur à vos mails pour mieux les identifier. La plupart des messageries sont dotées de cette option. Le fait de personnaliser sa boîte de réception est essentiel pour éviter de se perdre dans les innombrables mails que vous recevez chaque jour.
Limitez l’envoi et la réception de mails inutiles
Pour ne plus recevoir de mails sans intérêt, il est important de limiter l’envoi et le nombre de destinataires. Ainsi, évitez d’utiliser tout le temps l’option « Répondre à tous ». Dans une entreprise, il est important de bien gérer votre messagerie interne et d’envoyer les mails uniquement aux personnes concernées par le sujet.
De même, évitez de mettre en copie les personnes qui n’ont aucun intérêt à consulter vos messages. Répondez uniquement aux messages importants et seulement si votre mail vaut la peine d’être lu. Bannissez les « ok, merci » et les mails directs qui n’apportent aucune information utile. Il convient aussi de limiter l’envoi de pièces jointes.
Pour ne pas recevoir de mails inintéressants, évitez de diffuser votre adresse de messagerie sur tous les sites que vous consultez. Cela permet aussi de vous protéger contre les spams et newsletters non pertinentes. N’hésitez pas à bloquer les expéditeurs de mails indésirables pour ne plus recevoir leurs messages dans votre boîte de réception. Mieux encore, utilisez un logiciel anti-spam pour ne plus être dérangé par des expéditeurs de mails indésirables.
Pour éviter que des newsletters inintéressantes ne surgissent tout le temps dans votre boîte de réception, arrêtez de vous inscrire sur les sites non pertinents. Il est également essentiel de se désabonner lorsqu’une offre ne vous intéresse plus. Pour ce faire, cliquez sur le lien de désinscription qui se trouve tout en bas du mail. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran. On peut vous demander par exemple de remplir un questionnaire et d’expliquer la raison de votre désabonnement.
Pour ne pas avoir à effectuer toutes ces étapes, utilisez Cleanfox. Associez-le à votre boîte mail afin qu’il scanne l’ensemble de vos messages. Ce logiciel gratuit va classer les mails par expéditeurs et vous demande ensuite de les supprimer et/ou de se désabonner. C’est un moyen efficace et sûr pour vous débarrasser définitivement des newsletters.
Chassez les spams de votre messagerie
Afin de gagner en productivité, il est également important de supprimer les mails indésirables de votre messagerie interne. Vous pouvez les effacer manuellement et bloquer les expéditeurs ou bien utiliser Cleanfox pour gagner plus de temps. Ce logiciel anti-spams permet de supprimer les pourriels en quelques clics seulement.
Avec Cleanfox, vous êtes sûr de venir à bout de tous les mails indésirables et des newsletters intrusives.
