Essere in grado di raggiungere i vostri obiettivi più velocemente, essere meglio organizzati, gestire e controllare il vostro tempo, migliorare i vostri risultati,… Molti aspetti positivi derivano dall’essere più produttivi. Ma come diventare più produttivi sul lavoro?
Metti in ordine la tua scrivania.
Continuiamo a ripeterlo, ma un ufficio ordinato è il primo passo verso la produttività. Non ti perdi in tutto il disordine, trovi più velocemente i fogli importanti, ti senti più libero e meno sopraffatto dal lavoro.
Ognuno ha il proprio modo di mettere in ordine la propria scrivania. È importante sistemare le tue cose, controllare di tenere le penne che funzionano (niente di più fastidioso che cercare quella che funziona), mettere via i caricabatterie e i cavi per arieggiare il tuo spazio. Dopo di che, ognuno è libero di scegliere: una pila di carte importanti sulla scrivania, conservate (o piuttosto nascoste) nel cassetto… .
Dai priorità ai tuoi compiti.
Può essere importante analizzare i vostri compiti. Sarete in grado di vedere cosa vi porterà via del tempo e cosa no. In questo modo si può scegliere quando è più conveniente fare una cosa piuttosto che un’altra. Per esempio, cercate di non iniziare qualcosa che richiederà ore alla fine della giornata. Sarete costretti a ricominciare il giorno dopo e non sarete sulla stessa strada.
Inoltre, è consigliabile iniziare la mattina con il compito più importante della giornata. Questo si chiama mangiare una rana al mattino. Concentra i tuoi sforzi sulle cose più importanti, non fare tutto in una volta. Poi prenditi il tempo per apprezzare i tuoi risultati.
Automatizza i tuoi compiti.
“Il segreto controintuitivo per essere più efficienti è rendere le cose automatiche, in modo che richiedano meno tempo”, scrive Tony Schwartz nella Harvard Business Review.
Quindi parte del segreto è automatizzare i compiti. Costruisci dei rituali, come il caffè appena arrivi al lavoro. Crea delle routine per il tuo lavoro.
L’obiettivo principale è quello di ottenere le cose fatte automaticamente, in modo da non dover pensare troppo a compiti inutili o frivoli.
Limitare le interruzioni.
Cosa c’è di meno produttivo che essere interrotti mentre si lavora? Che si tratti di un collega, di una telefonata o di un’e-mail, può volerci del tempo per ricentrarsi. In media, un lavoratore impiega 64 secondi per rifocalizzarsi sul suo lavoro dopo aver ricevuto una mail (ORSE). Ed è ancora peggio se l’email non è utile. È quindi importante limitare il numero di interruzioni a quelle che sono legate al lavoro.
Iniziate a mettere il vostro telefono su silenzioso, o anche a spegnerlo se non vi aspettate una chiamata importante.
Allontanalo da te in modo da non essere tentato di guardare lo schermo non appena ricevi una notifica.
Ripulisci la tua casella di posta elettronica. È importante eliminare ciò che non ti interessa e tenere solo l’essenziale, sia nella vita che nel lavoro. Considera la possibilità di cancellare le email non necessarie e di annullare l’iscrizione alle newsletter che non vuoi ricevere. Questo può farvi risparmiare il tempo di smistare le vostre e-mail ogni giorno. Puoi anche cercare di rendere la tua cassetta postale ottimale per gli affari.
Ricordatevi di fare delle pause.
Concentrarsi sulla stessa cosa per ore senza alzare lo sguardo non è buono né produttivo. Questo è ancora più raccomandato per chi lavora con un computer. Oltre ai benefici per la salute (rilasciare la pressione degli occhi, camminare in modo da non mantenere una cattiva postura e danneggiare la schiena,…).
Quindi, per non essere sopraffatti dalla fatica e dallo stress di essere bloccati su un compito, è importante fare una pausa. Il ritmo ideale sarebbe quello di fare una pausa di 17 minuti dopo 52 minuti di lavoro.
Ma attenzione a non esagerare. Questo potrebbe avere l’effetto opposto.
Infine, preparate la vostra giornata il giorno prima.
Cosa c’è di meglio che arrivare al lavoro la mattina sapendo già cosa deve essere fatto e quando! Permette di risparmiare molto tempo durante il giorno. Non devi pensare a cosa fare all’inizio e questo ti aiuta ad automatizzare i tuoi compiti. Quando sai cosa fare, non pensi e lo fai. E poi, dormirai più tranquillamente la notte.
Siete pronti a raggiungere un migliore livello di produttività. Attenzione, a volte è molto motivante seguire questi consigli per guadagnare produttività, ma è altrettanto importante rimanere in pista e non allentare i tuoi sforzi!
